Die häufigsten Fehler bei der Lohnabrechnung und wie du sie vermeidest

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Fehlerhafte Berechnung von Lohn und Sozialabgaben

Das Problem:

Einer der häufigsten Fehler bei der Lohnabrechnung ist die falsche Berechnung von Brutto- und Nettolohn. Dazu gehören auch Fehler bei den Sozialabgaben wie AHV, ALV, KTG, UVG und Pensionskassenbeiträgen. Selbst kleine Abweichungen können sich summieren und zu erheblichen finanziellen Konsequenzen führen.

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Die Lösung:

• Automatisierte Lohnabrechnung: Nutze Tools wie PayFlow, die Löhne und Sozialabgaben automatisch und präzise berechnen.
• Regelmässige Updates: Achte darauf, dass deine Software immer auf dem neuesten Stand ist, um gesetzliche Änderungen (z. B. neue AHV-Beiträge) korrekt zu berücksichtigen.
• Doppelte Prüfung: Führe regelmässige Kontrollen durch, um sicherzustellen, dass alle Berechnungen korrekt sind.

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Verspätete Abgabe von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen

Das Problem:

Die rechtzeitige Abgabe von Quellensteuer, AHV-Beiträgen und anderen Abgaben ist entscheidend. Verspätungenkönnen zu Strafzahlungen resp.Verzugszins und einem erhöhten Verwaltungsaufwand führen.

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Die Lösung:

• Fristen im Blick behalten: Erstelle einen Kalender mit allen wichtigen Fristen für Steuern  und Sozialabgaben.

• Zentrale Verwaltung: Verwalte alle Abgaben in einer Plattform wie PayFlow, um den Überblick zu behalten und Fristen besser planen zu können.

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Fehlende oder unvollständige Dokumentation

Das Problem:

Eine unvollständige oder fehlende Dokumentation kann bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen. Fehlende Belege, falsch ausgefüllte Formulare oder unvollständige Mitarbeiterdaten können hohe Nachzahlungen und Strafen nach sich ziehen.

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Die Lösung:

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• Sichere Dokumentenverwaltung: Speichere alle relevanten Dokumente an einem sicheren Ort, der den strengenSchweizer Datenschutzbestimmungen (DSG) entspricht. Achte darauf, dass diePlattform, die du nutzt, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen bietet, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
• Vollständigkeit prüfen: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiterdaten (z. B. AHV-Nummer, Steuerinformationen) korrekt und aktuell sind.
• Regelmässige Audits: Führe interne Prüfungen durch, um Lücken in der Dokumentation zu  identifizieren.

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Nichtbeachtung von kantonalen Unterschieden

Das Problem:

Die Schweiz ist bekannt für ihre kantonalen Unterschiede – und das gilt auch für die Lohnabrechnung. Unterschiedliche Steuersätze, Sozialversicherungsregelungen oder Mindestlöhne (GAV) können schnell zu Fehlern führen, wenn sie nicht berücksichtigt werden.

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Die Lösung:

• Kantonsspezifische  Einstellungen: Nutze Software, die automatisch die richtigen Steuersätze und Regelungen für den jeweiligen Kanton anwendet.
• Schulung des Personals:  Stelle sicher, dass dein Team mit den kantonalen Besonderheiten vertraut ist.
• Expertenrat einholen: Bei Unsicherheiten kannst du dich an  Experten wie PayFlow wenden, die sich mit den regionalen  Unterschieden auskennen.

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Fehler bei der Behandlung von Überstunden und Ferien

Das Problem:

Die korrekte Abrechnung von Überstunden, Ferientagen und Feiertagen ist oft kompliziert. Fehler können zur Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden und rechtlichen Konsequenzen führen.

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Die Lösung:

• Klare Regelungen: Definiere klare Richtlinien für Überstunden, Ferien und Feiertage.
• Automatische  Zeiterfassung: Nutze Tools, die Arbeitszeiten und  Überstunden automatisch erfassen und in die Lohnabrechnung integrieren.
• Transparente  Kommunikation: Informiere deine Mitarbeitenden regelmässig  über ihre Ansprüche und geleisteten Stunden.

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Vernachlässigung von Änderungen im Arbeitsrecht

Das Problem:

Das Schweizer Arbeitsrecht unterliegt regelmässigen Änderungen. Wer diese nicht beachtet, riskiert rechtliche Konsequenzen und finanzielle Nachteile.

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Die Lösung:

• Aktuelle Informationen:  Halte dich über Änderungen im Arbeitsrecht auf dem Laufenden, z. B. durch Newsletter oder Fachartikel.
• Automatische Updates: Nutze Software wie PayFlow, die automatisch an neue gesetzliche Anforderungen angepasst wird.
• Experten konsultieren: Bei Unsicherheiten solltest du dich an einen Anwalt wenden.

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Fehlende Berücksichtigung von Mitarbeiterbonussen und Sonderzahlungen

Das Problem:

Bonuszahlungen, 13.Monatslöhne oder Prämien werden oft falsch berechnet oder vergessen. Dies kann zu Unstimmigkeiten und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden führen.

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Die Lösung:

• Klare Verträge: Lege im Arbeitsvertrag genau fest, wie Bonuszahlungen und Sondervergütungen  berechnet werden.
• Automatische  Integration: Nutze Tools, die Sonderzahlungen  automatisch in die Lohnabrechnung einbeziehen.
• Transparenz:  Informiere deine Mitarbeitenden über die Berechnung ihrer Sonderzahlungen.

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Fazit

Die Lohnabrechnung ist ein komplexer Prozess, der viel Sorgfalt und Fachwissen erfordert. Die häufigsten Fehler lassen sich jedoch vermeiden, indem du moderne Tools wie PayFlow nutzt, die dir dabei helfen, präzise, rechtssicher und effizient zu arbeiten.

Mit PayFlow profitierst du von:

• Automatisierten Berechnungen für Löhne, Steuern und Sozialabgaben
• Kantonsspezifische  Einstellungen für die Schweiz
• Benachrichtigungen zu wichtigen Fristen und Änderungen
• Digitaler Archivierung aller  relevanten Dokumente 

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