Warum Digitalisierung in KMU scheitert – und wie man es richtig macht

Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung für KMU

Die Digitalisierung wird oft als Allheilmittel für die Herausforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) angepriesen: Weniger Bürokratie, mehr Effizienz, geringere Kosten und grössere Flexibilität. Doch in der Praxis sieht es oft anders aus. Viele KMU starten Digitalisierungsprojekte, die am Ende mehr Probleme schaffen als lösen. Warum ist das so?

Der Grund ist meistens nicht die Technik selbst, sondern ein Mangel an Strategie, Planung und Einbindung der Mitarbeitenden. Aber keine Sorge: Digitalisierung muss nicht kompliziert sein. In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Fehler KMU bei der Digitalisierung häufig machen und wie du sie vermeiden kannst, um langfristig von der digitalen Transformation zu profitieren.

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1. Warum scheitern so viele KMU an der Digitalisierung?

Die Statistiken sprechen eine deutliche Sprache: Laut einer Studie von Swiss Digital (2023) gibt jedes dritte KMU an, mit der Digitalisierung überfordert zu sein. Die häufigsten Gründe:

• Unklare Zielsetzung: Unternehmen starten Digitalisierungsprojekte ohne konkrete Ziele.
• Mangelnde Akzeptanz: Mitarbeitende verstehen den Nutzen nicht oder sehen die Veränderungen kritisch.
• Überforderung durch Technologie: Zu viele Tools oder schlecht aufeinander abgestimmte Systeme und Schnittstellen führen zu Frust.
• Fehlende Erfolgsmessung: Ohne klare KPIs ist es unmöglich zu beurteilen, ob ein Projekt erfolgreich war.

Um diese Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, strukturiert und mit einem klaren Plan an die Digitalisierung heranzugehen.

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2. Die häufigsten Fehler und wie du sie vermeidest

Fehler 1: Unklare Ziele setzen

Viele KMU starten ihre Digitalisierungsreise mit der Einstellung: "Wir müssen einfach digitaler werden." Das Problem? Ohne konkrete Ziele wird das Projekt schnell unübersichtlich – und die Ergebnisse bleiben aus.

So machst du es richtig:

• Setze SMART-Ziele: Ziele, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert sind.
• Beispiel: "Wir möchten die Zeit für unsere Lohnabrechnung um 50% reduzieren, indem wir eine automatisierte Lösung wie Payflow einführen."
• Definiere Meilensteine, um den Fortschritt zu messen und sicherzustellen, dass du auf dem richtigen Weg bist.
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Fehler 2: Mitarbeitende nicht einbeziehen

Digitalisierung ist mehr als nur neue Software. Es bedeutet auch einen kulturellen Wandel, der nur funktioniert, wenn das gesamte Team mitzieht. Wenn Mitarbeitende nicht einbezogen werden, entstehen schnell Ängste oder Widerstände.

So machst du es richtig:

• Kommunikation ist der Schlüssel: Erkläre deinem Team, warum die Digitalisierung wichtig ist und welche Vorteile sie bringt.
• Frühzeitige Schulung: Zeige den Mitarbeitenden, wie sie von den neuen Technologien profitieren können, und biete Schulungen an, um Unsicherheiten abzubauen.
• Feedback einholen: Beziehe dein Team in den Prozess ein, um Schwachstellen und Verbesserungsvorschläge frühzeitig zu erkennen.
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Fehler 3: Zu viele Tools, die nicht zusammenarbeiten

Ein weiteres grosses Problem ist der Einsatz von zu vielen separaten Tools, die nicht miteinander kompatibel sind. Das führt nicht nur zu Frust bei den Mitarbeitenden, sondern kann auch Prozesse ineffizient machen.

So machst du es richtig:

• Setze auf integrierte Lösungen: Nutze Plattformen wie Payflow, die mehrere Aufgaben in einer Lösung vereinen, z. B. Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Steuerverwaltung.
• Wähle Tools mit Schnittstellen: Achte darauf, dass die eingesetzten Tools mit anderen Programmen kompatibel sind, um Daten problemlos auszutauschen.
• Fange klein an: Teste zunächst wenige, aber effektive Tools, bevor du dein gesamtes System umstellst.
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Fehler 4: Keine Erfolgsmessung

Viele KMU starten Digitalisierungsprojekte, ohne von Anfang an zu definieren, was sie eigentlich erreichen möchten. Das führt oft dazu, dass am Ende weder der Erfolg noch die Schwächen des Projekts erkannt werden.

So machst du es richtig:

• Definiere KPIs (Key Performance Indicators): Welche Kennzahlen möchtest du verbessern? Zeitersparnis, Kostensenkung, Fehlerreduzierung?
• Setze auf regelmässige Überprüfung: Überprüfe in regelmässigen Abständen, ob die definierten Ziele erreicht werden.
• Passe die Strategie an: Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Passe deinen Ansatz an, wenn du siehst, dass bestimmte Massnahmen nicht funktionieren.

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3. Wie du Digitalisierung in deinem KMU erfolgreich umsetzt

3.1 Starte klein und skalierbar

Der grösste Fehler, den viele KMU machen, ist, alles auf einmal ändern zu wollen. Das kann überfordern und die Mitarbeitenden demotivieren.

Tipp: Beginne mit einem klar umrissenen Projekt, wie z. B. der Digitalisierung der Lohnabrechnung. Mit Payflow kannst du diesen Prozess effizient und ohne grossen Aufwand automatisieren – und so schnell erste Erfolge erzielen.

3.2 Investiere in Weiterbildung

Die beste Technologie ist nutzlos, wenn niemand weiss, wie man sie richtig einsetzt. Investiere daher in die Schulung deiner Mitarbeitenden und zeige ihnen, wie sie die neuen Tools effizient nutzen können.

3.3 Wähle die richtigen Partner

Nicht jedes KMU hat die Ressourcen, um die Digitalisierung allein zu stemmen. Suche dir Partner, die dir bei der Implementierung und Betreuung helfen. Plattformen wie Payflow bieten dir nicht nur die Technologie, sondern auch den Support, um die Umstellung zu meistern.

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4. Erfolgsgeschichte: Wie ein KMU mit Payflow die Digitalisierung gemeistert hat

Ein Schweizer inhabergeführtes Unternehmen im Bereich Personalverleih hatte jahrelang mit nur halb-automatisierten oder inflexiblen Systemlösungen zu kämpfen. Die Zeiterfassung für die Einsätze, die Lohnabrechnung, Sozialversicherungen und Kundenverrechnung und Einsatz- und Verleihverträge wurden aufwändig in verschiedenen Systemen abgebildet – ein mühsamer und fehleranfälliger Prozess.

Nach der Einführung von Payflow änderte sich alles:

• Zeitersparnis: Der gesamte Prozess wurde automatisiert, was eine Zeitersparnis von 60% brachte.
• Fehlerreduktion: Durch die Automatisierung wurden Fehler in der Abrechnung praktisch eliminiert.
• Kostenersparnis: Das Unternehmen konnte die Kosten für die Buchhaltung um fast 50% senken.
• Ein System: alle Schritte von der Zeiterfassung bis zur Lohn- und Kundenabrechnung sowie Debitorenmanagement in einem System

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5. Fazit: Digitalisierung als Chance nutzen

Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein mächtiges Werkzeug, um Effizienz, Transparenz und Wachstum zu fördern. Doch sie kann nur dann erfolgreich sein, wenn sie strategisch umgesetzt wird.

Für KMU bedeutet das: Klare Ziele setzen, Mitarbeitende einbeziehen, die richtigen Tools wählen und den Erfolg regelmässig messen. Plattformen wie Payflow helfen dir dabei, den Einstieg in die Digitalisierung zu erleichtern und langfristig erfolgreich zu sein.

Jetzt bist du dran: Welche Digitalisierungsprojekte stehen bei deinem Unternehmen an? Starte mit einem einfachen Schritt – und probiere Payflow aus, um deinen Arbeitsalltag zu revolutionieren!